برنامه‌ریزی مدیریت ریسك
گروه سایبان - کاوه قاضی معاون برنامه ریزی و توسعه بازار شرکت بیمه معلم نیز از ریسک های این حوزه می گوید .
1. ريسك های حوزه معاونت برنامه‌ریزی و توسعه باز کدام است و برای مدیریت ریسکهای مذکور چه می‌کنید؟
شرکت بیمه معلم در سطح کلان، ریسکهای سازمانی خود را به چهار دسته چهار دسته ریسک استراتژیک، ریسک بازار، ریسک مالی و ریسک عملیاتی دسته‌بندی کرده است. با توجه به این که ریسکهای استراتژیک جهت‌گیری آتی سازمان را رقم می‌زنند و همچنین در نظر گرفتن این نکته که شاخص موفقیت در مدیریت استراتژیک در سازمان ها بیانگر وضعیت مطلوبی نیست و تواتر شکست در این تجربیات از موفقیت های آن به مراتب بیشتر است، لذا این شرکت به خوبی اهمیت مدیریت ریسک استراتژیک را درک نموده و اقدام به پیاده سازی چرخه مدیریت ریسک در تمامی مراحل مدیریت استراتژیک خود نموده است.
به طور کلی رسالت معاونت برنامه ریزی و توسعه بازار در چند حوزه استراتژیک، توسعه منابع انسانی، ایجاد و توسعه سیستم های سازمانی و همچنین توسعه شبکه فروش و امور مشتریان خلاصه می گردد. لذا ریسکهای این حوزه شناسایی و تجزیه و تحلیل شده است که اهم آن عبارتند از:
1- یکی از مهمترین ریسکهای سازمانی، ریسک استراتژیک می‌باشد که این شرکت با درک اهمیت این موضوع، در گام، نخست اقدام به تدوین سند استراتژیک کرد. در این راستا این معاونت تمرکز خود را بر اجرای کامل سند استراتژیک و تحقق چشم‌انداز شرکت که قرار گرفتن در بین 5 شرکت برتر صنعت بیمه می‌باشد، معطوف کرده است.
2- از آنجایی که منابع انسانی، سرمایه اصلی شرکت‌های بیمه محسوب می‌شوند، لذا رسالت این معاونت اهتمام به این موضوع بوده و توسعه نظامات منابع انسانی از اولویت های اصلی شرکت می باشد.
3- به منظور کنترل کلیه ریسکهای سیستمی و عملیاتی، این معاونت اقدام به ایجاد سیستمهای کنترلی و نظارتی برای اجرای نظام مدیریت ریسک از جمله: تدوین بودجه با درنظرگرفتن سهم رشتههای کم ریسک و نسبت خسارت، راه‌اندازی داشبردهای مدیریتی و تدوین سیستمهای ارزیابی واحدهای فنی، برنامه‌ریزی مدیریت ریسك شعب و نمایندگان نموده است و از این طریق کلیه ریسک های مذکور در قالب شاخص های قابل اندازه گیری، تحت کنترل می باشد.
4- یکی از ریسک های مهم در کسب و کار بیمه، افزایش نفوذ در بازار و رقابت با برنامه‌ریزی مدیریت ریسك سایر شرکت ها می باشد. بدین منظور، این معاونت اقداماتی از قبیل راه اندازی حوزه توسعه بازار، ایجاد نظام ارتباط با مشتریان، تمرکز ویژه بر استانهای پرپتانسیل، همکاری بیشتر با کارگزاران جدید در استان های مختلف، ارائه طرح های جدید بیمه ای، حضور فعال در مناقصات ، جذب مشتریان بزرگ و برنامه ریزی جهت جذب نمایندگان جدید را دستور کار خود قرار داده است.
مدیریت ریسک
حتی دقیق ترین برنامه ریزی ها هم می تواند با مشکل مواجه شود. مهم نیست که چقدر خوب برنامه ریزی کرده اید ، برنامه شما همیشه می تواند با مشکلات غیر منتظره روبرو شود. ممکن است خدایی نکرده بیمار شوید ، قطعی برق یا نبود هر منبع دیگری ، حتی آب و هوا می تواند بعضا به عنوان خطر محسوب شود و برنامه شما را بهم بریزد. حال آیا این بدان معناست که در برابر مشکلات ناشناخته درمانده هستید؟ طبیعتا نه! در غیر این صورت اصلن چرا باید مقاله ای در مورد مدیریت ریسک وجود داشته باشد.
شما می توانید از برنامه ریزی ریسک برای شناسایی مشکلات احتمالی که می توانند برای برنامه شما مشکل ایجاد کنند ، استفاده کنید ، احتمال وقوع آنها را تجزیه و تحلیل کنید ، برای جلوگیری از خطرات احتمالی که می توانید اقدامی انجام دهید و خطاهایی را که نمی توانید آسیب آنها را کنترل کنید؛ به حداقل برسانید.
این مقاله در ادامه مقاله ی برنامه ریزی و اهمیت آن نوشته شده لطفا ابتدا آنرا مطالعه کنید.
ریسک یعنی چه ؟
ریسک، هر رویداد یا شرایط نامشخصی است که ممکن است برنامه ریزی شما را تحت تأثیر قرار دهد. همه خطرات منفی نیستند. برخی رویدادها (مانند یافتن راهی آسان تر برای انجام فعالیت) می توانند به شما در رسیدن به هدفتان کمک کنند. وقتی این اتفاق می افتد ، ما آن را یک فرصت می نامیم. اما همانند یک خطر مدیریت می شود.
هیچ تضمینی برای هیچ برنامه ای وجود ندارد. حتی ساده ترین فعالیت هم می تواند به مشکل غیر منتظره تبدیل شود. هر اتفاقی که ممکن است موجب تغییر نتیجه فعالیت شود ، ما آن را یک خطر می نامیم. یک ریسک می تواند یک رویداد (مانند طوفان برف) یا یک شرایط (مانند در دسترس نبودن منابع) باشد. در هر صورت ، این چیزی است که ممکن است اتفاق بیفتد یا نیفتد … اما اگر برنامه‌ریزی مدیریت ریسك این اتفاق بیفتد ، شما را مجبور می کند که شیوه کار خود را تغییر دهید.
به عنوان مثال …
اگر شما مستلزم باشید که در لبه یک صخره بایستید ، این خطر وجود دارد که شما سقوط کنید. اگر باد بسیار شدید باشد یا زمین لغزنده و ناهموار باشد ، احتمال سقوط بیشتر است.
روش های مدیریت ریسک
وقتی در حال برنامه ریزی هستید ، خطرات هنوز نامعلوم هستندیا به عبارتی هنوز رخ نداده اند. اما در نهایت ، برخی از خطراتی که برای آنها برنامه ریزی می کنید اتفاق می افتند ، و آن زمان است که باید با آنها مقابله کنید. چهار راه اساسی برای مدیریت ریسک وجود دارد.
- اجتناب: بهترین کاری که می توانید با خطر انجام دهید اجتناب از آن است. اگر بتوانید از وقوع آن جلوگیری کنید ، قطعاً به برنامه شما آسیب نمی رساند. ساده ترین راه برای جلوگیری از این خطر دور شدن از صخره است ، که خب این مورد ممکن است در هر برنامه ای ممکن نباشد.
- کاهش: اگر نمی توانید از خطر جلوگیری کنید ، می توانید آن را کاهش دهید. این بدان معناست که اقدامی انجام دهید که باعث شود تا آنجا که ممکن است به برنامه شما آسیب کمتری وارد کند.
- انتقال: یکی از راههای موثر برای مقابله با ریسک این است که به شخص دیگری پول بپردازید تا آن را به جای شما بپذیرد، یا به عبارتی شخص دیگری را مسئول انجام این کار کنید. متداول ترین روش برای این کار خرید بیمه است.
- پذیرفتن: هنگامی که نمی توانید از یک خطر اجتناب کنید ، ضرر آن راکاهش یا انتقال دهید ، باید آن را بپذیرید. اما مشخصا زمانی که ریسک را می پذیرید ، حداقل گزینه های جایگزین را بررسی کرده اید و می دانید در صورت وقوع آن چه اتفاقی می افتد. اگر نمی توانید از خطر جلوگیری کنید و هیچ کاری نمی توانید برای کاهش تأثیر آن انجام دهید ، پذیرفتن ریسک تنها انتخاب شما است.
زمانی که ریسکی واقعاً روی فعالیت شما رخ دهد ، دیگر برای انجام کاری در مورد آن دیر است. به همین دلیل است که شما باید از ابتدا برای خطرات برنامه ریزی کنید.
فرایند مدیریت ریسک
مدیریت ریسک در پروژه ها فرآیندی است که شامل ارزیابی ریسک و استراتژی کاهش خطرات احتمالی است. ارزیابی ریسک شامل شناسایی ریسک و ارزیابی تاثیرات آن است. شناسایی ریسک یک فرایند خلاق و منظم است.
شناسایی خطر
یک فرایند منظم تر شامل استفاده از چک لیست خطرات احتمالی و ارزیابی احتمال وقوع این رویدادها در پروژه است. برخی از برنامه‌ریزی مدیریت ریسك شرکت ها و صنایع بر اساس تجربه پروژه های گذشته ، چک لیست های خطر ایجاد می کنند. این چک لیست ها می تواند برای مدیر پروژه و تیم پروژه در شناسایی خطرات خاص موجود در چک لیست و گسترش تفکر تیم مفید باشد. تجربیات گذشته می توانند منابع ارزشمندی برای شناسایی خطرات احتمالی در برنامه ریزی باشند.
ارزیابی ریسک
پس از شناسایی خطرات احتمالی ، باید هر ریسک را بر اساس احتمال وقوع یک رویداد خطر و ضرر احتمالی مرتبط با آن ارزیابی کنید. همه خطرات برابر نیستند. احتمال وقوع برخی از رویدادهای خطرناک بیشتر از سایر موارد است و هزینه ریسک می تواند بسیار متفاوت باشد. ارزیابی ریسک احتمال وقوع و شدت یا ضرر احتمالی گام بعدی در فرایند مدیریت ریسک است.
داشتن معیارهایی برای تعیین ریسک های با تأثیر زیاد می تواند تمرکز بر روی چند ریسک مهم را که نیاز به کاهش دارند ، محدود کند. به عنوان مثال ، فرض کنید ریسک های با تأثیر بالا خطراتی هستند که می توانند هزینه یک پروژه را به اندازه ۵ درصد از کل بودجه افزایش دهند. تنها تعداد کمی از رویدادهای خطر احتمالی ممکن است خطری تا این حد ایجاد کنند. اما به دلیل تاثیر گذاری بالا یک خطر احتمالی مهم هستند که تیم مدیریت پروژه هنگام تدوین برنامه کاهش یا مدیریت ریسک پروژه باید بر آنها تمرکز کند. ارزیابی ریسک در مورد درک این موضوع است که کدام خطرات بیشترین احتمال وقوع را دارند و می توانند بیشترین تأثیر منفی را بر فعالیت ما داشته باشند.
عملیاتی کردن برنامه مدیریت ریسک
سازمان ها و شرکت ها بنا به ماهیت خود به مدیریت ریسک می پردازند. البته این امر در ایران، به طور تخصصی صورت نمی گیرد و عموما مدیریت سازمان ها خود و بدون اینکه دقیقا از نام کاری که برنامه‌ریزی مدیریت ریسك می کنند آگاهی داشته باشند کم و بیش به مدیریت ریسک مجموعه خود می پردازند.
اما به طور اصولی و در سازمان های بزرگ بین المللی دپارتمان ها و بخش هایی از یک سازمان مخصوص شناسایی و مدیریت ریسک های مشخصی که متوجه یک سازمان است تشکیل می شود. این دپارتمان ها عملیاتی که اصطلاحا به نام توابع ریسک شناخته می شود را طراحی می کنند. در واقع این دپارتمان ها پس از طراحی توابع ریسک خود به یک تابع ریسک تبدیل می شوند که عکس العمل شرکت در مقابل ریسک های مربوط به بخش خود را تعیین می کنند.
توابع ریسک مثل ماشین هایی هستند که بسته به نوع و شدت ریسکی که به آن داده می شود عکس العمل های گوناگونی را پیشنهاد می دهد. در حقیقت توابع ریسک مثل توابع ریاضی عمل می کنند. به عنوان نمونه شرکتی با سه ریسک مواجه است و تابعی به نام F را به عنوان تابع ریسک طراحی کرده که عکس العمل مناسب در مقابل هر ریسک را مشخص می کند:
اهداف برنامه مدیریت ریسک:
هر شرکت می تواند چندین تابع ریسک را طراحی کند. اما با این وجود، هر تابع ریسک دارای توانایی و ظرفیت متفاوتی است و رابطه و نحوه هماهنگی آن با سایر توابع نیز متفاوت خواهد بود.
یکی از اصلی ترین اهداف یک برنامه مدیریت ریسک بهبود سطح توانایی و ظرفیت و هماهنگی آن با سایر توابع می باشد. البته یک برنامه مدیریت ریسک جامع بدون در نظر گرفتن محصول و یا خدمت تولیدی هر بیزینس به این برنامه‌ریزی مدیریت ریسك هدف دست پیدا نمی کند. در نظر داشتن نوع فعالیت شرکت باعث می گردد که تصویری جامع از ریسک برای تمامی ذی نفعان شرکت شکل بگیرد و توانایی سازمان در مدیریت موثر ریسک ها افزایش یابد.
تعریف و تعیین توابع ریسک:
معمولا دپارتمان های شرکت های بزرگ که خود در برنامه های مدیریت ریسک به عنوان یک تابع ریسک عمل می کنند شامل چند بخش اصلی هستند:
- بخش برنامه ریزی استراتژیک: شناسایی تهدیدها و فرصت های رقابتی و ارائه استراتژی های بکر برنامه‌ریزی مدیریت ریسك و ناب جهت مواجه شدن با آن ها
- بخش بازاریابی: شناسایی بازار مشتریان هدف به منظور اطمینان از تطابق خدمت/ محصول تولید شده با نیازمندی های مشتریان
- بخش سازگاری با اساسنامه: نظارت بر تطابق و سازگاری فعالیت شرکت با آیین نامه داخلی و اساسنامه کلی شرکت
- بخش سازگاری حسابداری/ مالی: به ریسک های گزارش دهی مالی می پردازد
- بخش حقوقی: بخش های حقوقی را مدیریت کرده و روندهای حقوقی که ممکن است به روند شرکت تاثیرگذار باشند را تحلیل می کند.
- بخش بیمه: بهترین پوشش های بیمه ای را برای شرکت پیدا کرده و پیشنهاد می دهد
- بخش خزانه داری (صندوق): از کافی بودن وجوه نقد به منظور رفع نیازهای شرکت اطمینان حاصل می کند و ریسک های مرتبط با تغییر قیمت کالاهای اساسی و یا تغییر نرخ ارز را نیز مدیریت می کند.
- بخش تضمین کیفیت: از سازگاری محصول تولیدی با سطح تعیین شده توسط شرکت اطمینان حاصل می کند
- بخش مدیریت عملیات: از پیشبرد روزانه کارهای شرکت اطمینان حاصل می کند
- بخش اعتبار: بررسی اعتبارات داده شده به مشتریان و تناسب این اعتبارات با توانایی پرداخت آن ها
- بخش خدمات مشتریان: از رسیدگی مناسب و درست به شکایات مشتریان و گزارش علل ریشه ای شکایات به بخش مدیریت عملیات اطمینان حاصل می کند
- بخش حسابرسی داخلی: اثرگذاری هر یک از توابع ریسک (دپارتمان ها) بالا را مورد بررسی قرار می دهد و اصلاحات لازم برای بهبود آن ها را طراحی و پیشنهاد می کند
اصلی ترین مشکلات اعمال برنامه مدیریت ریسک:
در اکثر قریب به اتفاق موارد، مشکلات اعمال برنامه های مدیریت ریسک در سطح تفکری و نظری نهفته هستند. در حقیقت در اعمال و عملیاتی سازی یک برنامه مدیریت ریسک، مشکل اصلی نه در تعیین توابع و دپارتمان ها و نه در طراحی یک ساز و کار بازخوردی بروز می کند، زیرا اشکالاتی که ممکن است در مسائلی از این دست رخ دهند را می توان در نهایت با استفاده از متخصصین مربوط به هر بخش رفع نمود.
تاپ وان برنامه‌ریزی مدیریت ریسك مطالعه مقاله صورت جریان نقدی را به شما عزیزان پیشنهاد می نماید.
عملیاتی کردن برنامه مدیریت ریسک
مشکلات اعمال برنامه مدیریت ریسک:
اما طرز نگاه و نگرش بدنه اصلی سازمان به مبحث مدیریت ریسک به عنوان یک مبحث نظری مشکلی ریشه دار است که باید ابتدا در ذهن مدیران رده بالای سازمان و مسئولین عملیاتی سازی هر برنامه مدیریت ریسک رفع و رجوع شود. در این قسمت دو مورد از اصلی ترین مشکلات اعمال برنامه های مدیریت ریسک، که با رفع آن ها نزدیک به نیمی از مشکلات فرآیند طراحی و اجرای برنامه های مدیریت ریسک قابل برطرف کردن خواهد بود، آورده شده اند:
مدیریت ریسک به عنوان یک عملیات سالی یکبار:
بسیاری سازمان ها مدیریت ریسک شرکتی را به عنوان یک فرآیند مدیریتی و اجباری می بینند و از ارزشی که توسط مدیریت ریسک ایجاد می شوند بی خبر هستند. برخی مدیریت ریسک را یک برنامه سالی یک بار تلقی می کنند که در آن یک ارزیابی ریسک سرسری انجام می شود و هیئت مدیره و مدیران رده بالا آن را مطالعه و ارزیابی می کنند و با نتایج آن موافقت می کنند و می روند تا سال آینده دوباره این کار را تکرار کنند.
اما مدیریت ریسک یک فرآیند و مکانیزم زنده است و با توجه به تغییرات در محیط داخلی شرکت و یا شرایط خارج از شرکت، چه در سطح ملی و چه در سطح بین المللی، باید مورد بازبینی و بازنویسی قرار گیرد. ریسک ها باید به طور مستمر و دائمی شناسایی و تحلیل شوند. در نظر گرفتن ریسک ها در هنگام تصمیم گیری، اولویت بندی فعالیت ها و تخصیص یا بازتخصیص منابع بسیار ضروری است.
عدم تمرکز بر ریسک های اصلی:
مانع دیگر بر سر راه مدیریت ریسک موثر این است که بسیاری برنامه های مدیریت ریسک، بر ریسک های اصلی متمرکز نمی شوند و با ریسک های کم اهمیت درگیر می شوند. طبق آخرین تحقیقات انجام شده که نتایج آن در سال ۲۰۱۵ در ژورنال هاروارد بیزینس منتشر شده است، طی دهه های گذشته در سطح جهان، مدیریت ریسک سنتی بیش از ۹۴ درصد زمان خود را در بخش حقوقی، سازگاری، گزارش دهی مالی و ریسک های عملیاتی صرف کرده است و این در حالی است که ۸۶ درصد زیان های رخ داده در ارزش بازار شرکت ها مربوط به ریسک های استراتژیک بوده است.
نسبت ها:
در چنین شرایطی لزوم زمان بندی درست و مشخص نمودن مهم ترین نقاط تمرکز در برنامه مدیریت ریسک یکی از مهم ترین اصول در راستای دستیابی به یک برنامه مدیریت ریسک موفق شمرده می شود. تخصیص بهینه زمان صرف شده برای شناسایی و تعیین توابع ریسک با توجه به احتمال وقوع هر نوع از ریسک می تواند نقشی موثر در موفقیت برنامه مدیریت ریسک، چه در سطح مدیریت ریسک های سرمایه گذاری و مدیریت ریسک پروژه ها و چه در سطح مدیریت ریسک های استراتژیک سازمانی ایفا کند.
مزایای استفاده از برنامه مدیریت ریسک:
در انتها باید اشاره کرد که برنامه های مدیریت ریسک اگر درست و به صورت اصولی طراحی و اجرا شوند، می توانند ماهیت مدیریت ریسک را برای یک سازمان تغییر دهند. به این معنا که مدیریت ریسک را از سطح یک توانایی عملیاتی به سطح یک مسئولیت سازمانی ارتقا بخشند. به طور مشخص مدیریت ریسک شرکتی یک شرکت را به سطحی از هوشیاری و آگاهی نسبت به ریسک می رساند که در این سطح شرکت توانایی های خاصی مثل توانایی های زیر را پیدا خواهد کرد:
مزایای استفاده از برنامه:
- بهبود و افزایش سرعت توسعه و اجرای بهینه استراتژی سازمان، از جمله تبدیل تهدید ها به فرصت ها به منظور دستیابی به مزیت رقابتی
- آگاهی رسانی در خصوص محصولات و خدمات جدید
- ارائه دیدگاهی کلی در خصوص ریسک های نوظهور بالقوه و بررسی استحکام پیش فرض های قرار گرفته در پس استراتژی های شرکت
- باز تخصیص منابع به گونه ای که بالاترین و بهینه ترین استفاده از آن ها ممکن شود
- تهیه و ارائه تحلیل های ریسک پیشرفته و گزارش آن ها به مدیریت و هیئت مدیره
- در اولویت قرار دادن و عملی کردن یک برنامه حسابرسی داخلی، برنامه ای که برای ارزیابی ریسک و یا نظارت بر عملکرد مدیریت ریسک پیاده سازی می شود اما می تواند در آینده در موارد دیگر نامرتبط با مسئله مدیریت ریسک نیز مورد بهره برداری قرار گیرد.
در پایان مطالعه مقاله احتمال وقوع ریسک به مخاطبین عزیز پیشنهاد می گردد.
دسترسی شما به این سایت توسط مدیر سایت محدود شده است
اگر فکر می کنید به اشتباه مسدود شده اید ، برای دریافت راهنمایی با مدیر سایت تماس بگیرید.
اگر شما یک کاربر وردپرس هستید و دارای امتیازات اداری در این سایت هستید ، لطفا آدرس ایمیل خود را در کادر زیر وارد کنید و "ارسال" را کلیک کنید. سپس ایمیلی دریافت خواهید کرد که به شما کمک می کند تا مجدداً دسترسی پیدا کنید.
مسدود کردن داده های فنی
| دلیل مسدودیت: | Access from your area has been temporarily limited for security reasons. |
|---|---|
| زمان: | Sat, 10 Sep 2022 17:46:35 GMT |
درباره وردفنس
وردفنس یک افزونه امنیتی است که در بیش از 4 میلیون سایت وردپرس نصب شده است. مالک این سایت برای مدیریت دسترسی به سایت خود از وردفنس استفاده می کند.
همچنین می توانید برای کسب اطلاعات در مورد ابزارهای مسدود کردن وردفنس مستندات را بخوانید ، یا برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد وردفنس به wordfence.com مراجعه کنید.برنامه‌ریزی مدیریت ریسك
برای کسب اطلاعات بیشتر اینجا را کلیک کنید: مستندات
تولید شده توسط وردفنس در Sat, 10 Sep 2022 17:46:35 GMT.
زمان کامپیوتر شما: .
مراحل 7 گانه مدیریت ریسک پروژه براساس استاندارد PMBOK
مراحل 7 گانه مدیریت ریسک پروژه براساس استاندارد PMBOK
1- عبارت ریسک بر اساس استاندارد مدیریت پروژه PMBOK ویرایش ششم موسسه PMI، در زبان فارسی بار معنایی منفی دارد، در حالی که در ادبیات مدیریت پروژه به معنای اتفاقاتی غیر قطعی در آینده است که می توانند یک فرصت (Opportunity) یا تهدید (Threat) برای پروژه باشد.
اگر بنا باشد فرصت ها و تهدیدها به حال خود گذاشته شوند، بسیاری از مشکلات که می شد با هزینه یا توجه مختصر از بین بروند گریبان گیرمان خواهند شد و فرصت های با ارزشی که می توانستند تبدیل به منفعت شوند از بین خواهند رفت. به همین خاطر باید اقداماتی برای جذب و دفع آن ها انجام داد. این مجموعه اقدامات مدیریت ریسک را تشکیل می دهند.
2-مدیریت ریسک امری اجتناب ناپذیر است. حتی در پروژه هایی که سازمان یافته مدیریت نمی شوند نیز مدیریت ریسک به شکل غیر سیستماتیک و شهودی انجام می شود .آنچه اهمیت دارد این است که با سیستماتیک کردن مدیریت ریسک، بیشترین نتایج مثبت از پیاده سازی مدیریت ریسک، حاصل شود.
3- طبق استاندارد مدیریت پروژه PMBOK در این حوزه باید ابتدا شیوه مدیریت ریسک را تعیین کرد. پس از آن باید ریسک ها را شناسایی کرد و پس از تحلیل، ریسک هایی که مهم تر هستند را انتخاب کرد. در ادامه مشخص می شود که برای تحت کنترل داشتن ریسک های مهم چه کارهایی باید انجام داد و نتایج این بخش معمولا در برنامه های دیگر مانند زمان و هزینه لحاظ می شوند. در پایان باید نتایج این اقدام ها را سنجید تا در صورت بروز انحراف در قالب درخواست های تغییر اصلاح شوند.
4- استاندارد PMBOK مدیریت ریسک را نیز با برنامه ریزی مدیریتی آغاز می کند. برنامه مدیریت ریسک مانند تمام برنامه های مدیریتی دیگر، مشخص می کند که اقدامات این حوزه به چه ترتیبی انجام خواهند شد. علاوه بر روش شناسی، باید نقش ها و مسئولیت های مرتبط با ریسک و پارامترهایی که در آینده برای شناسایی و تحلیل ریسک به کار خواهند رفت را مشخص کرد. پس از فرآیند برنامه ریزی مدیریت ریسک (Plan Risk Management)، باید ریسک ها را در زمان های مناسب و با ابزار مناسب شناسایی کرد و یک راه برای بهبود آن مرحله، این است که ساختاری سلسله مراتبی برای ریسک ها در نظر گرفت. این مجموعه را ساختار شکست ریسک (RBS: Risk Breakdown Structure) می نامند. با انجام این کار، احتمال جا افتادن ریسک ها کاهش یافته و کنترل کردن آن ها نیز ساده تر خواهد کرد. اگر قرار است از ساختار شکست ریسک استفاده شود، باید در زمان برنامه ریزی تدوین گردد. البته واضح است که در مرحله شناسایی ممکن است اصلاحاتی برای ساختار شکست ریسک پیشنهاد شود.
شکل ۱: مراحل مدیریت ریسک
در مراحل بعد باید میزان تاثیر و احتمال وقوع ریسک ها را هم تعیین کرد. این دو پارامتر با مقادیری کمی یا کیفی مشخص می شوند و این مقادیر را نیز باید در مرحله برنامه ریزی تعریف کرد. به عنوان مثال اگر قصد داریم احتمال وقوع را با عبارت هایی مانند کم، متوسط و زیاد مشخص کنیم، در مرحله برنامه ریزی باید این سه عبارت را به وضوح و به شیوه ای موثر تعریف کنیم تا در آینده که قصد داریم از آن ها استفاده کنیم دچار مشکل نشویم.
5- در روش مدیریت ریسک پس از این که مرحله برنامه ریزی مشخص شد، می توان باقیمانده اقدامات حوزه مدیریت ریسک را براساس استاندارد PMBOK با فرآیند شناسایی ریسک ها (Identify Risk) آغاز کرد. در این فرآیند باید تمام اتفاقات غیرقطعی که ممکن است در آینده بیفتند و در صورت وقوع تاثیری مثبت یا منفی بر پروژه می گذارند را مشخص کرد. باید تمام ذی نفعان را در شناسایی ریسک ها مشارکت داد. بسیاری از ریسک ها پس از برنامه ریزی اولیه و در خلال کار کشف می شوند و به همین خاطر باید این فرآیند را به اقتضای شرایط دوباره اجرا کرد.
باید ریسک ها را همراه با توضیحات و مشخصاتشان در سندی که لیست ریسک ها (Risk Register) نامیده می شود ثبت کرد باید احتمال وقوع و میزان تاثیر ریسک ها را نیز در همین سند وارد کرد. معمولا بهتر است که میزان تاثیر ریسک ها را به تفکیک محدودیت هایی مانند زمان، هزینه و کیفیت سنجید.
6- پس از شناسایی ریسک ها طبق استاندارد PMBOK باید آن ها را از دو بعد کمی و کیفی تحلیل کرد. در فرآیند تحلیل کیفی ریسک ها (برنامه‌ریزی مدیریت ریسك Perform Qualitative Risk Analysis) ، هدف انتخاب ریسک های مهم برای برنامه ریزی واکنش به ریسک است.
معمولا تعداد ریسک هایی که شناسایی می شوند بسیار زیاد هستند به همین دلیل فقط ریسک هایی که مهم تر هستند، انتخاب می شوند و فقط برنامه واکنش به این ریسک ها طراحی می شود.
معیار تعیین اهمیت ریسک ها، ترکیبی از احتمال وقوع و میزان تاثیر است .می توان حاصل ضربی وزنی از این دو معیار را مبنای تعیین اهمیت قرار داد و ریسک هایی که اهمیتشان از حدی بیشتر بود را به فرآیند برنامه ریزی واکنش به ریسک فرستاد. اما در تحلیل کمی نوع پیشرفته تری از تحلیل ریسک است که نیاز به انرژی، هزینه و زمان بیشتری دارد و به همین خاطر انجام آن الزامی نیست. اگر فرآیند تحلیل کمی ریسک (Perform Quantitative- Risk Analysis) نیز در برنامه مدیریت ریسک انتخاب شده باشد، باید ریسک های مهمی که در تحلیل کیفی انتخاب شده اند را به شیوه عددی تحلیل کرد و میزان تاثیر ترکیبی آن ها را در زمان، هزینه و سایر پارامترهای پروژه پیش از اعمال برنامه های واکنش به ریسک ها و پس از اعمال آن ها به دست آورد.
بعد از این فرآیند برنامه ریزی واکنش به ریسک انجام می شود. وضعیت ریسک ها بعد از برنامه‌ریزی مدیریت ریسك برنامه ریزی واکنش به ریسک ها تغییر می کند و در آن زمان باید دوباره تحلیل کمی را انجام داد تا مشخص شود که واکنش های برنامه ریزی شده چه تاثیری بر کل پروژه می گذارند و به عبارت دیگر برنامه ریزی برنامه‌ریزی مدیریت ریسك ها تا چه حد موثر بوده اند. تحلیل کمی با روش های مختفلی مانند تحلیل مونت کارلو و در نرم افزارهای مناسبی مانند پرت مستر (Pert Master) انجام می شود.
7- پس از این که ریسک های مهم با تحلیل کمی و کیفی مشخص شدند، بر اساس استاندارد PMBOK باید آن ها را طی فرآیند برنامه ریزی واکنش به ریسک ها (Risk Management Plan) برنامه ریزی کرد. اکنون که می دانیم اتفاقی ممکن است در آینده بیفتد و در صورت وقوع تاثیر قابل توجهی بر پروژه می گذارد، از هم اکنون قصد داریم چه کاری در قبال آن انجام دهیم؟ پاسخ به این سوال برنامه واکنش به ریسک را مشخص می کند.
نکته مهمی که در آخر باقی می ماند، این است که هر کار باید مسئولی داشته باشد. همانطور که باید مسئول هرکدام از فعالیت های پروژه مشخص باشد، باید مسئول هرکدام از ریسک ها نیز تعیین شود. این فرد باید پیاده سازی برنامه واکنش به ریسک و سایر اقدامات مربوط به آن ریسک را پیگیری کند.
دیدگاه شما